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10 erros da portaria que afetam a segurança do condomínio

Não é difícil entender o porquê da portaria ser um local que exige atenção e, principalmente, regras. Sem um mínimo de organização, erros acontecem e podem comprometer a segurança de todos no condomínio.

Ter uma portaria eficiente é algo desafiador, mas será que é impossível? Pensando nisso, selecionamos os 10 principais erros da portaria que podem ocorrer em qualquer condomínio.

1 – Não definir as regras para funcionamento da portaria

 A ausência de normas pode acarretar em erros por parte do porteiro, que não terá algo que guie a rotina de trabalho. Bem como dos moradores, que podem interferir no funcionamento da portaria do condomínio.

É fundamental que sejam estabelecidas regras para o controle de entrada no condomínio, cadastro de prestadores de serviços, recebimento de encomendas, além dos deveres do porteiro.

 Identifique as particularidades da portaria do seu edifício e estabeleça normas adequadas a ela, evitando usar um padrão que talvez não atenda às necessidades do prédio.

 2 – Não qualificar e orientar o porteiro

O porteiro do prédio precisa conhecer as regras e cumpri-las exatamente como foram escritas. Portanto, dar um treinamento adequado e ter certeza que o funcionário está qualificado para o trabalho é fundamental.

É importante destacar que esse treinamento é de responsabilidade do síndico.

3 – Não investir em equipamentos de segurança

A segurança é uma das principais tarefas da portaria. Portanto, não investir em equipamentos para segurança de condomínio é um erro que pode custar caro. Quando o porteiro possui à disposição câmeras, sistemas de identificação, softwares que facilitem o controle de entrada e saída, ele tem um controle maior da função que está exercendo.

Desta forma, os equipamentos garantem tranquilidade aos moradores e visitantes. 

 4 – Deixar a portaria aberta

Este é um erro bastante frequente, principalmente em condomínios que possuem um alto fluxo de pessoas. Porém, esta atitude coloca em risco todos os indivíduos que estão dentro do condomínio.

É preciso estabelecer uma organização que permita ao porteiro manter a entrada e saída de pessoas sob controle. 

 5 – Consentir que o porteiro seja desviado da sua tarefa

Um problema bastante comum em portarias é permitir que os porteiros realizem outras funções além das designadas a eles. Afinal, quem nunca flagrou o porteiro realizando um favor para um morador?

O porteiro preciso estar ciente de seus deveres e ter segurança para exercer a atividade. Para que isso acontece, é importante deixar claro quais são os deveres do porteiro para os moradores. O síndico deve se informar a respeito e repassar essa informação aos condôminos.

6 – Abandonar a portaria

 É muito comum que a portaria fique vazia, muitas vezes esse erro acontece justamente porque o porteiro foi desviado da sua função. Em outras situações, o funcionário pode estar em seu intervalo, fumando ou mesmo ter ido ao banheiro.

Para evitar isso, é necessário criar regras para que exista um equilíbrio entre as necessidades do funcionário e as obrigações.

7 – Distrações na portaria

Outro hábito corriqueiro dentro de portarias, especialmente em prédios mais antigos, é o uso de televisão ou mesmo rádio na portaria. Esse tipo de “passatempo” pode dificultar a concentração do porteiro no que é considerado importante: a segurança do condomínio

Estabelecer limites para o uso do celular e eliminar outras distrações é um passo para manter o porteiro mais atento a sua atribuição.

  8 – Deixar a organização de entrega de encomendas por conta do porteiro

Um dos papéis do porteiro é receber encomendas e cartas na portaria, porém não deve ser tarefa dele entregar pessoalmente todos os pacotes deixados na portaria. É preciso estabelecer, dentro do regimento interno, que o morador deve receber suas próprias encomendas, evitando que ele deixe o posto de trabalho.

9 – Liberar a entrada de veículo sem identificar a pessoa que está dentro

Não verificar as pessoas que estão dentro de um veículo autorizado a entrar no prédio pode causar um dano sério na segurança. Por isso, é tarefa do porteiro verificar se os ocupantes de carro realmente são moradores ou visitantes autorizados a entrar.

 10 – Porteiro guardar objetos ou fazer entrega de encomendas para condôminos

Semelhante ao item oito, manter entregas de moradores na portaria pode causar erros e, consequentemente, muita dor de cabeça para o condomínio. Em caso extravio ou mesmo perda de qualquer pertence, o morador pode se sentir lesado e responsabilizar o condomínio.

 Fonte: Townsq

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Uma das funções da Gouvea Marin é a contratação de funcionários qualificados para trabalhar nos condomínios e organizar cursos para capacitá-los.

Walter Marin Junior

Sócio - Proprietário

Formado em Administração de Empresas pela Universidade de Ribeirão Preto e em Direito pelo Centro Universitário Moura Lacerda. Pós-graduado em Direito Imobiliário pelo ESA (Escola Superior de Direito). Sócio consultor da Gouvêa Marin Administração de Condomínio sua experiência vem de 22 anos, sendo 7 anos em empresa multinacional, atuando na área gerencial administrativa.

Desenvolveu projetos nos seguintes departamentos: recursos humanos, contas a pagar, contas a receber, contábil, tributário, orçamentário, compras, participando de auditoria da qualidade para implantação da ISO9001. Idealizador e professor do primeiro curso de Formação de Síndico em Ribeirão Preto. Nos últimos anos vem somando sua experiência administrativa com a especialização em direito imobiliário e condominial. Registrado na OAB/SP sob nº 230.427 e no CRA/SP sob nº 86.682.

Joubert Milton Gouvea

Sócio - Proprietário

Formado em Administração de Empresas pela Universidade Paulista de Ribeirão Preto. Sócio Consultor da Gouvêa Marin Administração de Condomínio sua experiência vem de 24 anos, sendo 10 anos em empresa multinacional, atuando na área gerencial administrativa e tecnologia de informação.

Participou de projetos para integração dos setores operacional e administrativo, desenvolvendo padronização e treinamento nos seguintes departamentos: financeiro, orçamentário, recursos humanos, fiscal, contábil, logística, compras, faturamento, infraestrutura, comercial, participando do processo de elaboração dos manuais da qualidade exigidos pela certificadora da ISO9001.

Idealizador e professor do primeiro curso de Formação de Síndico em Ribeirão Preto. Registrado no CRECI/SP sob nº 70.170-F e no CRA/SP sob nº 136.612.