A função de síndico requer muitas habilidades diferentes e é bastante complexa. Por isso, é preciso ter os procedimentos e ferramentas adequadas para todas as tarefas.
Confira agora 10 mandamentos para você cuidar de maneira eficiente e prática do condomínio:
Os 10 Mandamentos de um Síndico de Sucesso:
- Limitar o desgaste
- Dividir funções e responsabilidades
- Conhecer a legislação
- Organização
- Perceber as demandas
- Autoridade sem autoritarismo
- Conhecer bem o condomínio
- Agir com criatividade
- Nunca descuidar da manutenção
- Boa estratégia de comunicação
Confira o passo a passo
1) LIMITAR O DESGASTE
É essencial limitar horários para sua atuação, orientando inclusive o zelador e os porteiros a não dirigir reclamações por interfone. Em assembleias, ou quando surgem problemas de convivência no dia-a-dia, não tomar parte em discussões nem alimentá-las.
2 – Dividir funções e responsabilidades
É sempre conveniente limitar o máximo possível o trabalho do síndico, contando com uma empresa administradora ou escritório de contabilidade.
Por outro lado, dividir responsabilidades e funções é dividir poder, ou seja, envolver os condôminos na gestão da coisa comum. Decisões importantes devem ser tomadas pela assembleia. O síndico é o Poder Executivo do condomínio, ou seja, ele executa o que todos determinaram. Assim, o síndico não será “crucificado” caso aconteça algum problema.
3) CONHECER A LEGISLAÇÃO
Tudo o que o síndico faz tem de estar respaldado pelas leis e pela Convenção Condominial. Deveria ser o primeiro ato de uma gestão uma leitura atenta destes textos, que não são muitos. Eles já trazem pronta a solução para os principais conflitos que podem ocorrer. Basta aplicar corretamente.
Dicas:
Tenha sempre uma cópia da Convenção e do Regulamento Interno do seu condomínio.
4 – Organização
O síndico não pode ser “inimigo dos papéis”. Os condomínios necessitam muita documentação que necessita, legalmente, ser arquivada: notas fiscais, documentação trabalhista, atas de assembleias.
Como também é preciso controlar muitos setores simultaneamente (segurança, inadimplência, funcionários etc.), é aconselhável ter planilhas onde se registre o andamento de cada questão pendente.
Além disso, para lidar com o dinheiro comum (e depois, como exige a lei, prestar contas anualmente), é preciso saber exatamente o que está sendo gasto em quê, e ter uma previsão orçamentária.
Dicas:
Mantenha o hábito de arquivar um documento assim que recebê-lo
Controle os setores do condomínio com planilhas em Excel, de fácil manejo e muito úteis, dividindo-as por tópicos (manutenção, funcionários, previsão orçamentária, inadimplência, demonstrativo financeiro etc.)
5 – Perceber as demandas
É importante ter uma percepção concreta do que os condôminos pensam sobre os serviços do condomínio, sobre o que eles desejam de melhorias, o que não está sendo feito e é necessário.
Dica:
Realizar uma pesquisa de opinião com os condôminos.
6 – Ter autoridade sem autoritarismo
O síndico “linha dura” sempre acaba criando mais descontentamento do que ordem. É preciso fazer os condôminos cumprirem o que é determinado pelas leis e pela Convenção e o Regulamento Interno, é claro, além das decisões soberanas da assembleia. Mas o síndico não deve criar regras, apenas executá-las, deixando isso claro para a comunidade condominial.
7 – Conhecer bem o condomínio
Isso inclui os funcionários, a estrutura da edificação, e os condôminos.
Dicas:
Faça uma inspeção na edificação, acompanhado pelo zelador, pelo menos uma vez por mês. Assim você poderá visualizar a situação em cada andar, no topo do edifício, na sala de máquinas etc.
Converse com os funcionários sempre que possível, para saber do andamento de seus trabalhos, problemas com condôminos e outros funcionários.
Mantenha um cadastro de moradores.
8 – AGIR COM CRIATIVIDADE
Tente descobrir soluções a partir das condições do condomínio. Em condomínios com muitas crianças, é possível envolvê-las em uma campanha de reciclagem, por exemplo; em condomínios com muitos idosos, organizar ações para a terceira idade em áreas comuns pode ser muito estimulante para esses moradores.
9 – Nunca descuidar da manutenção do condomínio
O jardim é um caso claro: quando o condomínio não contrata por muito tempo uma empresa de paisagismo ou um jardineiro para a manutenção, acaba gastando muito mais, porque vai ter de reformar todo o jardim. O mesmo acontece com os equipamentos e a estrutura do condomínio, como: tubulações, elevadores, portões, lajes, para-raios, infiltrações, trincas, sistema de segurança, etc.
Dica:
Ter contratos de manutenção com empresas especializadas: interfones, bombas d’água, elevadores, portões eletrônicos.
Evite desperdícios e gastos equivocados. Muitas obras e/ou manutenções são mal dimensionadas e acabam por apenas camuflar um problema, gerando um gasto maior no futuro.
10) BOA ESTRATÉGIA DE COMUNICAÇÃO
Não basta ser eficiente e honesto, é preciso que os condôminos sejam lembrados disso. Os síndicos devem comunicar-se sempre com os condôminos, mostrando o que está sendo realizado e o que está sendo feito com o dinheiro do condomínio.
É importante se comunicar com muita clareza, desde o recadinho de duas frases afixado no elevador até, eventualmente, o jornal do condomínio.
Dica:
Enviar balancete mensal. Consultar os condôminos para verificar se estão entendendo as informações.
Discutir com o conselho e o subsíndico as mensagens a serem afixadas ou enviadas para os condôminos, com o intuito de ser o mais claro e objetivo possível, evitando qualquer mal-entendido.
Essas foram as dicas para você ser um bom síndico e cuidar corretamente de seu condomínio.
Fonte: SíndicoNet.
Precisa de uma administradora para ajudar nas tarefas mais árduas? Entre em contato conosco!
