Não é difícil entender o porquê da portaria ser um local que exige atenção e, principalmente, regras. Sem um mínimo de organização, erros acontecem e podem comprometer a segurança de todos no condomínio.
Ter uma portaria eficiente é algo desafiador, mas será que é impossível? Pensando nisso, selecionamos os 10 principais erros da portaria que podem ocorrer em qualquer condomínio.
1 – Não definir as regras para funcionamento da portaria
A ausência de normas pode acarretar em erros por parte do porteiro, que não terá algo que guie a rotina de trabalho. Bem como dos moradores, que podem interferir no funcionamento da portaria do condomínio.
É fundamental que sejam estabelecidas regras para o controle de entrada no condomínio, cadastro de prestadores de serviços, recebimento de encomendas, além dos deveres do porteiro.
Identifique as particularidades da portaria do seu edifício e estabeleça normas adequadas a ela, evitando usar um padrão que talvez não atenda às necessidades do prédio.
2 – Não qualificar e orientar o porteiro
O porteiro do prédio precisa conhecer as regras e cumpri-las exatamente como foram escritas. Portanto, dar um treinamento adequado e ter certeza que o funcionário está qualificado para o trabalho é fundamental.
É importante destacar que esse treinamento é de responsabilidade do síndico.
3 – Não investir em equipamentos de segurança
A segurança é uma das principais tarefas da portaria. Portanto, não investir em equipamentos para segurança de condomínio é um erro que pode custar caro. Quando o porteiro possui à disposição câmeras, sistemas de identificação, softwares que facilitem o controle de entrada e saída, ele tem um controle maior da função que está exercendo.
Desta forma, os equipamentos garantem tranquilidade aos moradores e visitantes.
4 – Deixar a portaria aberta
Este é um erro bastante frequente, principalmente em condomínios que possuem um alto fluxo de pessoas. Porém, esta atitude coloca em risco todos os indivíduos que estão dentro do condomínio.
É preciso estabelecer uma organização que permita ao porteiro manter a entrada e saída de pessoas sob controle.
5 – Consentir que o porteiro seja desviado da sua tarefa
Um problema bastante comum em portarias é permitir que os porteiros realizem outras funções além das designadas a eles. Afinal, quem nunca flagrou o porteiro realizando um favor para um morador?
O porteiro preciso estar ciente de seus deveres e ter segurança para exercer a atividade. Para que isso acontece, é importante deixar claro quais são os deveres do porteiro para os moradores. O síndico deve se informar a respeito e repassar essa informação aos condôminos.
6 – Abandonar a portaria
É muito comum que a portaria fique vazia, muitas vezes esse erro acontece justamente porque o porteiro foi desviado da sua função. Em outras situações, o funcionário pode estar em seu intervalo, fumando ou mesmo ter ido ao banheiro.
Para evitar isso, é necessário criar regras para que exista um equilíbrio entre as necessidades do funcionário e as obrigações.
7 – Distrações na portaria
Outro hábito corriqueiro dentro de portarias, especialmente em prédios mais antigos, é o uso de televisão ou mesmo rádio na portaria. Esse tipo de “passatempo” pode dificultar a concentração do porteiro no que é considerado importante: a segurança do condomínio
Estabelecer limites para o uso do celular e eliminar outras distrações é um passo para manter o porteiro mais atento a sua atribuição.
8 – Deixar a organização de entrega de encomendas por conta do porteiro
Um dos papéis do porteiro é receber encomendas e cartas na portaria, porém não deve ser tarefa dele entregar pessoalmente todos os pacotes deixados na portaria. É preciso estabelecer, dentro do regimento interno, que o morador deve receber suas próprias encomendas, evitando que ele deixe o posto de trabalho.
9 – Liberar a entrada de veículo sem identificar a pessoa que está dentro
Não verificar as pessoas que estão dentro de um veículo autorizado a entrar no prédio pode causar um dano sério na segurança. Por isso, é tarefa do porteiro verificar se os ocupantes de carro realmente são moradores ou visitantes autorizados a entrar.
10 – Porteiro guardar objetos ou fazer entrega de encomendas para condôminos
Semelhante ao item oito, manter entregas de moradores na portaria pode causar erros e, consequentemente, muita dor de cabeça para o condomínio. Em caso extravio ou mesmo perda de qualquer pertence, o morador pode se sentir lesado e responsabilizar o condomínio.
Fonte: Townsq
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