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Os 10 Mandamentos do Síndico de Sucesso

A função de síndico requer muitas habilidades diferentes e é bastante complexa. Por isso, é preciso ter os procedimentos e ferramentas adequadas para todas as tarefas.

Confira agora 10 mandamentos para você cuidar de maneira eficiente e prática do condomínio:

Os 10 Mandamentos de um Síndico de Sucesso:

  1. Limitar o desgaste
  2. Dividir funções e responsabilidades
  3. Conhecer a legislação
  4. Organização
  5. Perceber as demandas
  6. Autoridade sem autoritarismo
  7. Conhecer bem o condomínio
  8. Agir com criatividade
  9. Nunca descuidar da manutenção
  10. Boa estratégia de comunicação

 Confira o passo a passo

1) LIMITAR O DESGASTE

É essencial limitar horários para sua atuação, orientando inclusive o zelador e os porteiros a não dirigir reclamações por interfone. Em assembleias, ou quando surgem problemas de convivência no dia-a-dia, não tomar parte em discussões nem alimentá-las.

2 – Dividir funções e responsabilidades

É sempre conveniente limitar o máximo possível o trabalho do síndico, contando com uma empresa administradora ou escritório de contabilidade.

Por outro lado, dividir responsabilidades e funções é dividir poder, ou seja, envolver os condôminos na gestão da coisa comum. Decisões importantes devem ser tomadas pela assembleia. O síndico é o Poder Executivo do condomínio, ou seja, ele executa o que todos determinaram.  Assim, o síndico não será “crucificado” caso aconteça algum problema.

3) CONHECER A LEGISLAÇÃO

Tudo o que o síndico faz tem de estar respaldado pelas leis e pela Convenção Condominial. Deveria ser o primeiro ato de uma gestão uma leitura atenta destes textos, que não são muitos. Eles já trazem pronta a solução para os principais conflitos que podem ocorrer. Basta aplicar corretamente.

Dicas:

Tenha sempre uma cópia da Convenção e do Regulamento Interno do seu condomínio.

 4 – Organização

O síndico não pode ser “inimigo dos papéis”. Os condomínios necessitam muita documentação que necessita, legalmente, ser arquivada: notas fiscais, documentação trabalhista, atas de assembleias.

Como também é preciso controlar muitos setores simultaneamente (segurança, inadimplência, funcionários etc.), é aconselhável ter planilhas onde se registre o andamento de cada questão pendente.

Além disso, para lidar com o dinheiro comum (e depois, como exige a lei, prestar contas anualmente), é preciso saber exatamente o que está sendo gasto em quê, e ter uma previsão orçamentária. 

Dicas:

Mantenha o hábito de arquivar um documento assim que recebê-lo

Controle os setores do condomínio com planilhas em Excel, de fácil manejo e muito úteis, dividindo-as por tópicos (manutenção, funcionários, previsão orçamentária, inadimplência, demonstrativo financeiro etc.)

5 – Perceber as demandas

É importante ter uma percepção concreta do que os condôminos pensam sobre os serviços do condomínio, sobre o que eles desejam de melhorias, o que não está sendo feito e é necessário.

Dica:

Realizar uma pesquisa de opinião com os condôminos.

 6 – Ter autoridade sem autoritarismo

O síndico “linha dura” sempre acaba criando mais descontentamento do que ordem. É preciso fazer os condôminos cumprirem o que é determinado pelas leis e pela Convenção e o Regulamento Interno, é claro, além das decisões soberanas da assembleia. Mas o síndico não deve criar regras, apenas executá-las, deixando isso claro para a comunidade condominial.

7 – Conhecer bem o condomínio

Isso inclui os funcionários, a estrutura da edificação, e os condôminos.

Dicas:

Faça uma inspeção na edificação, acompanhado pelo zelador, pelo menos uma vez por mês. Assim você poderá visualizar a situação em cada andar, no topo do edifício, na sala de máquinas etc.

Converse com os funcionários sempre que possível, para saber do andamento de seus trabalhos, problemas com condôminos e outros funcionários.

Mantenha um cadastro de moradores.

8 – AGIR COM CRIATIVIDADE

Tente descobrir soluções a partir das condições do condomínio. Em condomínios com muitas crianças, é possível envolvê-las em uma campanha de reciclagem, por exemplo; em condomínios com muitos idosos, organizar ações para a terceira idade em áreas comuns pode ser muito estimulante para esses moradores.

9 – Nunca descuidar da manutenção do condomínio

O jardim é um caso claro: quando o condomínio não contrata por muito tempo uma empresa de paisagismo ou um jardineiro para a manutenção, acaba gastando muito mais, porque vai ter de reformar todo o jardim. O mesmo acontece com os equipamentos e a estrutura do condomínio, como: tubulações, elevadores, portões, lajes, para-raios, infiltrações, trincas, sistema de segurança, etc. 

Dica:

Ter contratos de manutenção com empresas especializadas: interfones, bombas d’água, elevadores, portões eletrônicos.

Evite desperdícios e gastos equivocados. Muitas obras e/ou manutenções são mal dimensionadas e acabam por apenas camuflar um problema, gerando um gasto maior no futuro.

 10) BOA ESTRATÉGIA DE COMUNICAÇÃO

Não basta ser eficiente e honesto, é preciso que os condôminos sejam lembrados disso. Os síndicos devem comunicar-se sempre com os condôminos, mostrando o que está sendo realizado e o que está sendo feito com o dinheiro do condomínio. 

É importante se comunicar com muita clareza, desde o recadinho de duas frases afixado no elevador até, eventualmente, o jornal do condomínio.

Dica:

Enviar balancete mensal. Consultar os condôminos para verificar se estão entendendo as informações.

Discutir com o conselho e o subsíndico as mensagens a serem afixadas ou enviadas para os condôminos, com o intuito de ser o mais claro e objetivo possível, evitando qualquer mal-entendido.

Essas foram as dicas para você ser um bom síndico e cuidar corretamente de seu condomínio.

Fonte: SíndicoNet.

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