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Prestação de contas do Condomínio

A prestação de contas anuais da gestão do síndico é um dos momentos mais importantes para o profissional, é onde mostra e comprova para os moradores onde e como foi gasto a previsão orçamentária do ano anterior. Por isso, para ficar claro, ele deve adotar medidas para melhor exemplificar seus atos.

De acordo com o Código Civil, a Prestação de Contas e Previsão Orçamentária devem ser feitas e aprovadas anualmente em assembleia, o que, na maioria dos condomínios, costuma acontecer no início do ano.

Para te ajudar na prestação de contas, o SindicoNet preparou algumas dicas de como ordenar, documentação a ser apresentada e como proceder em caso de reclamações.

Prepare-se antes do dia da reunião:

Tenha informações importantes anotadas e as organize de maneira que fiquem acessíveis a você caso alguém faça uma pergunta. É fundamental solucionar as dúvidas dos condôminos durante a reunião.

Documentação necessária

Documentos que você precisa ter em mãos para fazer e apresentar a prestação de contas. Se for necessário, peça a documentação para a administradora.

  • Certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal, do condomínio, da administradora, das empresas terceirizadas.
  • AVCB e as cópias das NRs 5, 7 e 9, além do certificado de brigada de incêndio, para-raios, RIA dos elevadores, seguro do prédio e dos funcionários.
  • Não se esqueça do atestado de dedetização, lavagem das caixas d’agua e da última análise da potabilidade de água.
  • A pasta de prestação de contas pode ser composta por:
  • Demonstrativo de despesas (que deve ser de fácil compreensão e contar um resumo do número de contas do balanço).
  • Balanço contábil (que deve ser abrangente e detalhado. Pode dividido em três contas: Pessoal – que inclui salários, férias, cesta básica e outros; Fixas – água, luz, telefone, taxas, contratos de manutenção de elevadores, etc.; e Variáveis – limpeza da caixa d’água, recarga de extintores, entre outros).
  • Documentação comprobatória de despesas e receita (a receita basicamente se divide em duas: condôminos adimplentes e inadimplentes).

Apresentação

Mais importante que fazer o balanço é apresentá-lo de forma clara para os condôminos. Separamos algumas dicas que vão te ajudar nesta tarefa.

No início da assembleia, é interessante que o síndico ou a administradora distribua no início dos trabalhos uma folha com os detalhes que serão discutidos na prestação de contas, como o comparativo com a previsão orçamentária aprovada no ano anterior.

  • Compare a previsão efetuada no ano anterior com os gastos reais e respectivas distorções com explicações claras, simples e sem deixar dúvidas sobre o motivo dos gastos.
  • Use a divisão por item como Funcionários, Consumo (água, luz, telefone, Internet), Manutenção, Material de Consumo, Administrativos, Despesas Diversas, isso facilita o entendimento.
  • É importante informar que as pastas relativas à prestação de contas ficarão disponíveis na administração do prédio.
  • Alguns especialistas pedem para evitar detalhar demais as despesas, o que pode gerar alguma confusão. Outros, entretanto, dizem que tudo deve ser colocado, pois, contabilmente, a compra de uma caixa de fósforo é tão importante quanto a de um equipamento de segurança.
  • Se houver críticas ou objeções, analise-as e, se realmente procederem, adote-as, caso contrário, dê explicações claras e convincentes. Procure adequar-se às necessidades do público, que irá manipular e aprovar ou não a pasta de prestação de contas.

O que não pode faltar

Existem alguns pontos que são fundamentais para que a prestação de contas esteja completa, outros, no entanto, podem ser deixados de lado. Confira o que você não pode esquecer.

Tenha sempre em mente que para o balanço ser transparente não pode faltar a receita, a lista de inadimplência e despesas. Atenha-se somente ao período que está em pauta.

Nunca se esqueça das pastas e da documentação original comprobatória de despesas e receita.

Inadimplentes

Assuntos delicados também fazem parte da prestação de contas e não podem ser esquecidos, veja a melhor forma de tratá-los.

Aborde a inadimplência de forma a mostrar quanto está custando ao condomínio, sem entrar em detalhes sobre situações particulares, isso pode gerar confusão.

  • Não cite o nome dos devedores, somente o número dos apartamentos inadimplentes.
  • Aborde também o percentual, quantidade de cotas, valor por unidade e ações tomadas (cartas de cobrança, cobranças amigáveis e ações judiciais).
  • Ouça a opinião de todos e tire suas conclusões.

Não foi aprovado! O que fazer?

Pode acontecer de sua prestação de contas não ser aprovada. Às vezes, um erro de digitação ou a falta de atenção em algum lançamento pode ocasionar esse incômodo. Saiba como agir se os condôminos não aprovarem o seu balanço.

Caso o balanço não seja aprovado, uma saída é auditar as contas. Muitos casos costumam ficar sem aprofundamentos, o que pode gerar problemas com os inadimplentes no futuro.

Outra solução é esclarecer quais itens ficaram pendentes e solicitar um prazo para que as explicações sejam feitas. Uma nova assembleia deve ser convocada.

O ideal é que quem fez o balanço consiga dar uma explicação convincente ou, se realmente houver um erro, o que pode acontecer é consertá-lo.

Persistindo a discordância, sempre usando de bom senso, quem aprova deve avaliar o teor e o montante envolvido acionando os mecanismos previstos na Convenção do Condomínio tais como: solicitar esclarecimentos via Conselho Fiscal, via assembleia e, por último, se for o caso, exigir por meios judiciais uma prestação de contas.

Fonte: Síndiconet

Walter Marin Junior

Sócio - Proprietário

Formado em Administração de Empresas pela Universidade de Ribeirão Preto e em Direito pelo Centro Universitário Moura Lacerda. Pós-graduado em Direito Imobiliário pelo ESA (Escola Superior de Direito). Sócio consultor da Gouvêa Marin Administração de Condomínio sua experiência vem de 22 anos, sendo 7 anos em empresa multinacional, atuando na área gerencial administrativa.

Desenvolveu projetos nos seguintes departamentos: recursos humanos, contas a pagar, contas a receber, contábil, tributário, orçamentário, compras, participando de auditoria da qualidade para implantação da ISO9001. Idealizador e professor do primeiro curso de Formação de Síndico em Ribeirão Preto. Nos últimos anos vem somando sua experiência administrativa com a especialização em direito imobiliário e condominial. Registrado na OAB/SP sob nº 230.427 e no CRA/SP sob nº 86.682.

Joubert Milton Gouvea

Sócio - Proprietário

Formado em Administração de Empresas pela Universidade Paulista de Ribeirão Preto. Sócio Consultor da Gouvêa Marin Administração de Condomínio sua experiência vem de 24 anos, sendo 10 anos em empresa multinacional, atuando na área gerencial administrativa e tecnologia de informação.

Participou de projetos para integração dos setores operacional e administrativo, desenvolvendo padronização e treinamento nos seguintes departamentos: financeiro, orçamentário, recursos humanos, fiscal, contábil, logística, compras, faturamento, infraestrutura, comercial, participando do processo de elaboração dos manuais da qualidade exigidos pela certificadora da ISO9001.

Idealizador e professor do primeiro curso de Formação de Síndico em Ribeirão Preto. Registrado no CRECI/SP sob nº 70.170-F e no CRA/SP sob nº 136.612.