Saiba quais documentos ficam na administradora e quais ficam com o síndico. Veja também qual o prazo para guarda de documentos para casos de fiscalização
Fazer o gerenciamento e arquivamento de documentos nem sempre é uma atividade tão simples. Isso porque o prazo para guarda de documentos em condomínio pode variar de acordo com cada material.
Determinados documentos financeiros, por exemplo, ficam em poder da administradora por cerca de um ano. Após esse período, eles são transferidos ao síndico, que deve armazená-los por mais quatro anos.
Desta maneira, os documentos trabalhistas continuam na administradora até que o contrato seja encerrado, para fins de fiscalizações. Depois, a administradora devolve para o responsável pelo condomínio (síndico ou membros do conselho) para ficar lá até o tempo que o documento valer.
Além disso, toda a documentação que estiver com a administradora deve ficar disponível para consulta dos condôminos. Normalmente, as visitas são agendadas e os moradores têm total acesso.
Pensando nisso, para ajudar a administradora a arquivar e guardar esses documentos, abaixo vamos te mostrar qual o prazo de vigência e as melhores maneiras de arquivá-los. Confira!
Por que é importante guardar os documentos do condomínio?
Os documentos referentes às contas, os assuntos fiscais, assuntos trabalhistas e contábeis do condomínio são extremamente importantes para o histórico, controle, gestão e tomadas de decisões futuras da administradora, e posteriormente do síndico.
Além disso, esses documentos podem servir como prova de ações trabalhistas ou fiscalizações que podem ocorrer a qualquer momento. Lembrando que, esses documentos são os que comprovam que o condomínio está dentro da lei. Por isso, é importante guardá-los até o final de suas vigências.
Assim, para realizar uma boa gestão condominial, a administradora precisa se organizar e prestar atenção aos documentos que devem ser guardados e por qual período. Abaixo vamos te mostrar quais são esses documentos e por quanto tempo sua empresa deve armazená-los.
Por quanto tempo se deve guardar os documentos do condomínio?
Fazer essa gestão dos documentos é essencial para a prestação de contas, e também para quando a administradora precisar passar esses arquivos para o síndico.
Dessa maneira, veja por quanto tempo os documentos devem ficar guardados:
| Tipos de Documentos | Prazo da Guarda |
| Apólices de Seguro de Vida | 5 anos |
| Cartão de CNPJ Permanente | Permanente |
| DARF IRRF | 7 anos |
| DARF PIS | 10 anos |
| DIRF | 7 anos |
| Exames Médicos (Admissional, Demissional, Periódico) | 20 anos |
| FGTS, GFIP, Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) | 30 anos |
| Folha de Pagamento (fins previdenciários) | 10 anos |
| Folha de Ponto | 5 anos |
| Formulário CAGED | 5 anos |
| GR Contribuição Sindical / Assistencial | 5 anos |
| GPS | 10 anos |
| Holerite / Recibo de Pagamentos | 5 anos |
| Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) | 20 anos |
| ASO, PPP, PCMSO | 20 anos |
| Livro de Inspeção do Trabalho | Permanente |
| Processos Trabalhistas | Permanente |
| Prontuários de Funcionários | Permanente |
| RAIS | 5 anos |
| Recibo de Benefícios (VR, VA, CV, VT) | 5 anos |
| Dossiê (Convenção / Especificação) | Permanente |
| Extratos Bancários | 6 anos |
| GPS (Guia da Previdência Social) | 10 anos |
| Livros de atas de assembleia | Permanente |
| Orçamentos / Contratos de Obras | Até o final da garantia |
| Pastas de Prestação de Contas | 5 anos |
| Plantas do Condomínio | Permanente |
| Apólice de Seguro Patrimonial e de Funcionários | 5 anos |
| AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros) | 1 a 5 anos |
Qual o tempo de guarda de uma convocação?
Na tabela acima dá para perceber que todos os documentos referentes ao condomínio devem ser guardados por muitos anos, alguns até 30 anos. Entretanto, quando o assunto é convocação, convenção, assembleias e regimento interno, esses documentos devem ter guarda permanente.
São eles que contam a história da administração do condomínio e que ditam as regras de convivência, investimento e decisões já tomadas.
Dessa maneira, para arquivar todos esses documentos, o mais indicado é fazer uma cópia digital e armazená-las na nuvem. Assim, quando esses materiais forem para o síndico, ele pode decidir mantê-los permanentemente ou não.
Assim, além dos documentos físicos citados acima, é recomendado entregar uma cópia digital para a garantia de um bom serviço prestado.