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Rotinas da administração de um condomínio

Gerenciar um condomínio não é fácil: são muitos itens de manutenção a serem observados, atividades operacionais, gestão de funcionários, administração e contabilidade, além da preocupação do bem estar e do bom relacionamento com os condôminos.

Para ajudar nesta tarefa, segue abaixo uma lista das demandas principais do condomínio, dividas pelo período (diário, semanal, etc.) em que as ações devem ser tomadas ou fiscalizadas.

Tarefas diárias

  • SÍNDICO: Manter uma boa comunicação com o zelador. Exigir que o zelador verifique o livro de ocorrência e notifique-o.
  • JARDIM: Observar as plantas, falta ou excesso de água, pragas e doenças. A rega pode ser diária ou a cada 2 dias.
  • LIMPEZA: Limpeza do hall de entrada; recolhimento do lixo. Salão de festa e de jogos, salas de ginástica, e outros espaços de convivência do condomínio devem ser limpos e fiscalizados de acordo com a utilização dos condôminos. A limpeza pode ser diária ou com intervalo de dois dias.
  • SEGURANÇA: Verificar funcionamento das câmeras de vídeo e gravação.
  • CONTRA INCÊNDIO: Conferir se as escadas estão desobstruídas.
  • GERAL: Atenção a objetos deixados na garagem e na portaria (notificar moradores).
  • ELEVADOR: Observar se há ruídos e anomalias de funcionamento no elevador.
  • PISCINAS: Filtragem e limpeza com rede; a cloração pode ser feita a cada dois dias.
  • BOMBAS: Verificar os quadros de comando e as tubulações para se evitar vazamentos em torneiras ou canos.

Semanal

  • SÍNDICO: Acompanhar lançamentos e despesas feitos pela administradora (internet) .
  • ZELADOR: Uma inspeção informal no condomínio é muito recomendável, para prevenir problemas e detectá-los logo no início.
  • PISCINAS: Controle do PH e outras ações.
  • CONTRA INCÊNDIO: Verificar integridade, lacre e carga dos extintores.
  • GRUPO GERADOR: Verificar nível de óleo, entradas e saídas de ventilação desobstruída, local isolado.
  • INSTALAÇÕES HIDRÁULICAS: Verificar a limpeza de reservatórios(inferior e superior).
  • PLAYGROUND: Verificar integridade dos brinquedos, encaixe e apertos dos parafusos, peças quebradas, desgastadas, se estão adequadamente chumbados, sem riscos aparentes

Quinzenal

  • JARDIM: A manutenção ideal do jardim seria duas vezes ao mês (poda, limpeza, controle de pragas e doenças etc).
  • GRUPO GERADOR: Fazer testes de funcionamento por 30 minutos.
  • BOMBA D’ÁGUA: Alternar a chave no painel elétrico para utilizá-las em sistema de rodízio.
  • INSTALAÇÕES HIDRÁULICAS: Limpeza dos ralos e grelhas das águas pluviais e calhas.

Mensal

  • SÍNDICO:Acompanhar os casos de inadimplentes.
  • Acompanhar, Fiscalizar e Analisar – notas fiscais, extrato bancário, pagamentos, contribuições, etc.
  • Ter um plano de previsão de despesas/receita anual e estabelecer os gastos por área (manutenção, consumo de água, encargos sociais, etc.).
  • Comparar o planejado com o real no final do mês e projetar os meses seguintes
  • Verificar se todos os atestados estão em dia, como NR 10 Para-raios (Normas Regulamentadoras de Instalações Elétricas); NR 5 CIPA (Normas Regulamentadoras de Segurança e Saúde no Trabalho)
  • Checar os balancetes de prestação de contas aos condôminos. Checar recolhimento dos direitos trabalhistas (INSS, FGTS, etc) // Checar pagamentos de funcionários, contas água e luz etc.
  • CONSELHO: Reuniões mensais para prestação de contas e análise da parte operacional.
  • ZELADOR:Checar se todos os equipamentos e seus comandos estão em perfeita funcionalidade (Alarme de incêndio, Bomba de recalque, Bomba d’água, Central da portaria, Disjuntores, Quadro de força, Sistema de segurança, Para-raios).
  • Acompanhar revisão de manutenção dos elevadores. Sinalização interna – indicação fluorescente de escada, extintores, porta corta-fogo etc. e de filmagem no ambiente.
  • JARDIM: Adubar o jardim.
  • BOMBAS: Verificação de vazamentos e/ou vibrações anormais das bombas de recalque de água potável, esgoto, águas pluviais e de incêndio.
  • Verificar o funcionamento das bombas submersas.
  • PISCINAS: Supercloração (em períodos de maior uso).
  • ILUMINAÇÃO DE EMERGÊNCIA: A iluminação de emergência deve ser testada uma vez por mês, simulando uma falta de energia. Se o sistema não funcionar por pelo menos 1 hora, o equipamento está com problema.
  • EQUIPAMENTOS CONTRA-INCÊNDIO: Porta corta-fogo: verificar a regulagem das portas (lubrificação, trincas etc.)
  • ESCADA: Alternar os ventiladores através de chave comutadora, para reduzir desgaste.
  • PARA-RAIOS: Verificação visual. Observar se os cabos metálicos não estão soltos. Eles devem estar presos pelo isolador para o funcionamento correto.
  • PORTÕES AUTOMÁTICOS: Lubrificação.
  • ELEVADORES: Regulagem das sapatas de freio realizada por um especialista, pois a não vistoria pode comprometer a precisão de frenagem e ocorrer danos no tambor.
  • GERADOR: Vistoria pela empresa de manutenção.

Bimestral

  • SÍNDICO: Rever os contratos de manutenção (60 dias antes do reajuste) e iniciar negociação.
  • ZELADOR:Checar condições das ferramentas de trabalho dos funcionários (inclusive EPI – Equipamento de Proteção Individual, como luvas e botas para faxineiros, entre outros).
  • EQUIPAMENTOS CONTRA-INCÊNDIO: Testar bomba de incêndio.
  • ILUMINAÇÃO DE EMERGÊNCIA: Verificar fusíveis, carga da bateria selada, nível de eletrólito da bateria.
  • BOMBAS PISCINAS: Manutenção/Visita periódica.

Trimestral

  • INSTALAÇÕES HIDRÁULICAS: Verificar e limpar as caixas de passagem de esgoto e águas pluviais.
  • CONTRA INCÊNDIO: Porta Corta-Fogo – aplicar óleo lubrificante nas dobradiças e maçanetas.
  • Mangueiras – esticar e fazer nova dobra, em local diferente da dobra anterior, para não criar vícios e originar furos com o desgaste do tecido.

Seguindo estes passos é possível manter seu condomínio em dia.

Para saber mais, entre em contato conosco ou acesse:  SíndicoNet